Lean หรือที่รู้จักกันในนาม “Lean Manufacturing” หรือ “Lean Production” นั้นมุ่งเน้นไปในทางเพิ่มคุณค่าให้กับลูกค้าโดยการลดความสูญเปล่าและตำหนิ เครื่องมือในการทำ Lean ที่ช่วยให้เข้าใจกระบวนการ มองหาความสูญเปล่า ป้องกันข้อผิดพลาดและจดว่าคุณทำอะไรไปบ้าง
เรามาดู 5 เครื่องมือในการทำ Lean ที่ใช้ในการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่องกันดีกว่า ว่ามันทำอะไรได้บ้างและทำไมมันถึงสำคัญ. Companion by Minitab สามารถช่วยให้คุณเริ่มทำ Lean และใช้วิธีการปรับปรุงกระบวนการต่อเนื่องต่างๆเพื่อที่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณเติบโตโดยการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือต่างๆในซอฟต์แวร์. เครื่องมือพวกนี้ทรงพลังมากขึ้นถ้าหากว่าคุณสามารถแบ่งปันและร่วมมือกับทีมของคุณได้ เราจึงสนับสนุนให้คุณลองใช้ Dashboard ออนไลน์ของ Companion ในการนำเสนอข้อมูลหรือสร้างรีพอร์ท
1. ผลสรุปของ Voice of Customer (VOC)
การเก็บ Voice of Customer หรือความเห็น/ความต้องการของลูกค้านั้นเป็นขั้นตอนสำคัญเวลาเริ่มทำกระบวนการ Lean. ผลสรุปของ VOC นั้นแสดงวิธีที่จะจัดเก็บข้อมูลสำคัญ คุณเลยสามารถนำข้อมูลไปใช้เพื่อที่จะให้ได้ผลลัพธ์ตามเป้าหมายที่สำคัญของธุรกิจและเพิ่มความสัมพันธ์กับลูกค้า.
หนึ่งในทฤษฎีพื้นฐานของ Lean ก็คือการเข้าใจความต้องการของลูกค้าและออกแบบกระบวนการให้ตอบสนองหรือเกินกว่าความต้องการของลูกค้า. การใช้เครื่องมือแสดงผลสรุปของ VOC จะช่วยให้คุณเข้าใจปัญหาสำคัญของลูกค้าและแปลงปัญหาพวกนั้นให้เป็นความต้องการสำคัญของลูกค้า.
2.Process Flow (การไหลของกระบวนการ) Process Map Video
การไหลของกระบวนการหรือเรียกอีกแบบว่า Process Map นั้นสามารถช่วยให้คุณเข้าใจและสื่อสารกิจกรรมหรือขั้นตอนในกระบวนการ. มันสามารถช่วยให้คุณเห็นความสัมพันธ์ระหว่าง Input และ Output ในกระบวนการ ระบุจุดที่ควรจะตัดสินใจสำคัญๆ และชี้บ่ง Rework Loop ทั้งหลาย.
เนื่องจากเป็นวิธีที่ทำให้นึกภาพได้ง่ายสามารถทำให้คนเห็นกระบวนการได้ชัดเจน มันมีประสิทธิภาพที่สุดในการสร้าง Process Map กับทีมที่ทำงานในกระบวนการ. การสร้าง Process Flow นั้นทำให้เห็นความสูญเปล่าได้ง่าย (คอขวด, การล่าช้า, การจัดเก็บ, การแก้ไข, ฯลฯ) และแสดงให้เห็นถึงโอกาสที่ดีที่สุดที่จะปรับปรุง.
3.Value Stream Maps (VSM) Value Stream Map Video
Value Stream นั้นก็คือการจัดเก็บกิจกรรมต่างๆทั้งที่เป็นทั้ง Value-Added (เพิ่มมูลค่า) และ Non-Value Added (ไม่เพิ่มมูลค่า) ที่ทำให้เกิดเป็นสินค้าหรือการบริการที่ตรงตามความต้องการของลูกค้า. Value Stream Map นั้นส่งเสริมความมีประโยชน์ของ Process Flow โดยการเพิ่มข้อมูลที่จะสามารถเห็นได้ง่ายขึ้น (มากกว่าแค่ตัวแปล X และ Y) รวมถึงวัสดุและการไหลของข้อมูล, ค่าพารามิเตอร์ที่ใช้ปฎิบัติ, อัตราการเกิดของเสีย, เวลาที่ใช้ระหว่างการวางแผนกับการผลิต, ฯลฯ. Value Stream Map สภาพปัจจุบันบ่งชี้ความสูญเปล่าและช่วยทีมของคุณให้มองเห็นหนทางข้างหน้าและสถานะของกระบวนการที่ถูกปรับปรุงไปแล้วในอนาคต
4. 5 Whys
Lean คือการเข้าใจว่าทำไมต้องทำแบบนี้ด้วยวิธีนี้. มีหลายๆครั้งที่บางอย่างก็ทำแบบผิดวิธี, ผิดเวลา, หรือข้ามขั้นตอน เลยก่อให้เกิดปัญหาในกระบวนการ. คุณสามารถใช้เครื่องมือ 5 Whys เพื่อมาหาต้นตอของปัญหา. ใช้คำถามว่า “Why (ทำไม)” ซ้ำๆเพื่อที่จะค้นหาต้นตอของปัญหา, การเชื่อมโยงระหว่างต้นตอของปัญหาทั้งหลาย, และวินิจฉัยขั้นตอนในการป้องกันไม่ให้ปัญหาเกิดขึ้นอีก.
ต้นตอที่แท้จริงของปัญหาจะชี้ไปที่กระบวนการที่ทำงานไม่เต็มประสิทธิภาพหรือกระบวนการที่ไม่มีอยู่จริง. ส่วนใหญ่แล้วจะไม่ได้ผิดที่คน แต่จะเป็นเพราะกระบวนการ.
5.5S Audit: Sort, Set in Order, Shine, Standardize and Sustain
5S เป็นเครื่องมือที่ใช้กันเป็นทีมซึ่งสามารถจัดระเบียบที่ทำงานได้แบบเป็นระบบระเบียบ. ที่ทำงานที่สะอาดและเป็นระเบียบจะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดความสูญเปล่า.
ขั้นตอนที่ 5, Sustain, นั้นเป็นหนึ่งในขั้นตอนที่ยากที่สุดที่จะทำให้สำเร็จ. มันก็เหมือนการลดน้ำหนักและให้น้ำหนักที่ลดลงมาแล้วคงที่. การประคับประคองนั้นต้องการที่จะรักษาผลประโยชน์จากการปรับปรุงกระบวนการเป็นประจำทุกวัน.
ถ้าหากว่าไม่มีมัน ความเคยชินเก่าๆก็จะกลับมาและทำให้ที่ทำงานออกนอกลู่นอกทาง. ข้อดีอย่างหนึ่งของ Dashboard ที่เป็นแบบออนไลน์ของ Companion ก็คือการที่จะสามารถทำให้เห็นภาพรวมของกระบวนการของทุกๆภาคส่วนได้. ทุกคนสามารถเห็นประโยชน์และเหมือนถูกกระตุ้นให้ตั้งใจทำงานต่อไป.